Die TUM hat 2009 das zentrale Campus-Management-System TUMonline eingeführt, um alle Studierenden, Mitarbeiter, Lehrveranstaltungen und Prüfungen an der TUM zu verwalten. Folgende Personengruppen erhalten automatisch ein TUMonline/myTUM Konto, das Zugriff auf die zentral angebotenen Dienstleistungen der TUM mit sich bringt:
- Alle über die TUM eingestellten Mitarbeiter, d.h. auch diejenigen die an der Fakultät für Medizin im Haushaltskapitel 1512 eingestellt sind und
- Studierende (darunter fallen auch für das Promotionsstudium eingeschriebene Doktoranden)
Über das Klinikum, d.h. im Haushaltskapitel 1513, eingestellte Mitarbeiter bekommen jedoch nicht automatisch ein TUMonline Konto, da sie im SAP des Klinikums und nicht dem der TUM geführt werden.
Benutzerkonten für Klinikumsmitarbeiter
Um Klinikumsmitarbeitern mit Aufgaben in Forschung und Lehre ebenfalls einen Zugang zu TUMonline und den o. g. Dienstleistungen zu ermöglichen, ist eine Übertragung ausgewählter Daten aus dem Klinikums-SAP nach TUMonline notwendig. Dadurch kann in TUMonline automatisch ein Mitarbeiter-Konto für die Gesamtdauer der Dienstzeit angelegt werden. Dieses Konto wird nur für Aufgaben in Forschung und Lehre zur Verfügung gestellt.
Übertragen werden nur die folgenden für die Zuordnung in TUMonline zwingend notwendigen Daten:
Stammdaten: Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsname (um bei Namenswechsel nach Heirat Personen weiterführen zu können), Geburtsdatum und -ort (zur Erkennung von Doubletten), Personalnummer und
Dienstverhältnisdaten: Kostenstelle/Organisationseinheit (für die Zuordnung zum richtigen Lehrstuhl); Betriebliche Funktion I Wissenschaftler ja/nein (zur Festlegung der Rechte in TUMonline) sowie Beschäftigungsbeginn und -ende.
In TUMonline sind lediglich die Felder Vor- und Nachname sowie Titel für alle Mitglieder auf der Visitenkarte sichtbar (s. auch Infoblatt).
Wenn Mitarbeiter des Klinikums rechts der Isar ausscheiden, werden die Daten zu ihrem Dienstverhältnis nach einer Übergangsfrist von drei Monaten dauerhaft aus TUMonline gelöscht. Stammdaten können jedoch zum Erhalt von ggf. anderen Funktionen an der TUM, zur Vermeidung von Doubletten und zur Sicherstellung der Datenqualität (z.B. Prüfer- und Dozentennamen auf Scheinen und im Veranstaltungsverzeichnis) nicht gelöscht werden und bleiben daher dauerhaft in TUMonline gespeichert, sind für Außenstehende aber nicht sichtbar.
Da die Datenübertragung und das Anlegen eines Mitarbeiter-Kontos in TUMonline nun möglich sind, sollten Mitarbeiter des Klinikums nicht mehr als Gäste angelegt oder verlängert werden.
Einverständniserklärung und PIN-Code
Dieser Übertragung seiner Daten muss der jeweilige Mitarbeiter zustimmen, indem er schriftlich sein Einverständnis zur Datenübertragung an TUMonline gegenüber der Personalabteilung erklärt. Neu eingestellte Mitarbeiter erhalten die Einverständniserklärung mit den Einstellungsunterlagen. Bereits angestellte Mitarbeiter können die Einverständniserklärung bei der Personalabteilung (Herr Pfeifer) anfordern und ausgefüllt dorthin zurückschicken. Sobald Sie Ihr Einverständnis erteilt haben, wird die Datenübertragung veranlasst.
Um Ihr TUMonline Konto zu aktivieren, benötigen Sie einen PIN-Code. Diesen erhalten Sie nicht automatisch nach Abgabe der Einverständniserklärung, sondern müssen ihn separat beim TUMonline Benutzerverwalter Ihrer Einrichtung anfordern. Die Benutzerverwalter der Einrichtung sind in TUMonline unter dem Punkt „Personen & Zuständigkeiten“ der jeweiligen Einrichtung aufgeführt.
Fragen
Bei Fragen zur Übertragung wenden Sie sich bitte ebenfalls an den TUMonline Benutzerverwalter.